江苏第二师范学院
关于举办国际学术会议的暂行规定
第一章 总则
第一条 为鼓励院部积极主办或承办国际学术会议，规范国际学术会议的审批和管理，提高举办国际学术会议的水平和质量，结合学校实际，特制定本规定。
第二条 本规定所指国际学术会议是：由江苏第二师范学院主办或承办、与会者来自3个及以上国家和地区（不含台、港、澳地区）的学术会议。
第三条 举办会议院部应按照“服务发展、确保重点、规范管理、精简务实”的原则，严格执行国家有关国际学术会议审批制度，适当控制会议规模，并加强举办国际学术会议的管理。
第二章 申报和管理
第四条 举办国际学术会议的校内审批由国际合作与交流处（以下简称“国际处”）归口管理。
第五条 举办国际学术会议须上报年度计划。一般情况下，年度计划须提前6个月报送国际处，经分管外事校领导签署意见，由校党政联席会议审定。
第六条 列入年度计划后，举办会议院部须准备完整的会议申请材料，并在会议通告正式对外公布前至少提前3个月报送国际处。完成校内审批程序后，由国际处报上级主管部门审批。
第七条 举办国际学术会议须提交的申请材料：
（一）会议名称，包括中、英文全称及简称,会议举办日期、会期、地点;
（二）会议主办单位、协办单位、承办单位名称，会议规模，包括外宾人数;
（三）会议的主题及主要内容,举办会议的必要性、已备条件、预期效果;
（四）拟邀请的主要中、外方人员姓名、职务、工作单位、联系方式；
（五）参与会议举办或资助的国外有关组织和机构的背景材料，包括中英文名称、机构章程、政治背景、对华态度等;
（六）会议经费来源和经费预算;
（七）其他需要特别说明的情况。
第八条 举办会议院部应提前至少2个月将参加会议外宾的材料报送国际处，由国际处协助办理其来华手续。
第九条 原则上不邀请国家、省、市的领导参加国际学术会议的相关活动。若确实因会议需要，举办会议院部须提前1个月提出申请，并将有关材料递交国际处，由国际处报学校领导及上级主管部门审批。
第十条 有关院部应积极组织会议的宣传报道。
第三章 经费使用与管理
第十一条 举办会议院部自筹会议所需经费的，应合理收取会议注册费，争取其他社会公益资助或赞助。若使用专项经费，须严格执行项目预算。
第十二条 举办会议院部须提前4个月拟定会议预算，且列出具体经费来源，报国际处核转分管外事校领导签署意见，由校党政联席会议审定。
第十三条 举办会议院部应按有关规定合理开支，厉行勤俭节约，讲求务实高效。不提供任何免费服务，不赠送高档礼品。
第十四条 举办会议院部在会议结束后须及时做经费结算。
第五章 会议总结
第十五条 举办会议院部在会议结束后1个月内将3000至5000字书面总结及会议全套材料包括会议通告、会议名册、参会论文、会议批文、会议照片、光盘、报道等报送国际处，由国际处整理归档。
第十六条 举办会议院部须及时将具有重要学术价值的论文和信息报学校相关职能部门。
第六章 其他
第十七条 本规定自下发之日起施行。执行过程中若与上级文件的相关条款相抵触，以上级文件为准。
第十八条 台、港、澳地区的参会人员邀请和相关手续办理，参照本规定执行。
第十九条 本规定由国际处负责解释。
