江苏第二师范学院外事接待管理办法

江苏第二师范学院

外事接待管理办法

第一章   总则

第一条  为了进一步规范我校外事接待工作，加强外事接待经费管理，根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》和《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》（财行〔2013〕533号）等有关涉外管理规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所指外事接待是对来我校访问的国(境)外院校、政府机构及非政府组织的相关人员的涉外官方接待。其来访目的为校际合作、教学科研交流、项目洽谈等。

第三条  国际合作与交流处（以下简称“国际处“）是学校外事工作的归口管理部门，负责学校外事接待的管理和协调工作。各院部、部门负责本单位的外事接待活动，并应对学校布置的外事接待活动予以支持和配合。

第四条 外事接待工作应坚持服务教学科研、友好对等、务实节俭的原则。

第二章   接待管理

第五条  各院部、部门应结合本单位的实际工作需要与发展规划邀请外宾，提高国际交流的计划性，尽量避免临时的无实效的接待。

第六条  外宾来访前，应要求对方明确来访目的、访谈内容、来访人员名单及背景等。接待单位应针对来访目的和访谈内容认真做好接待准备，组织相关专业人员参加会谈，力求获得实质性的进展和成果。

第七条  外事接待活动一般遵循职位对等和工作需要的原则安排相应人员参加。凡需要学校领导出席的外事活动，接待单位应提前2周与国际处沟通，由国际处或接待院部报校长办公室邀请学校领导出席。

    第八条 参与接待人员应严格遵守外事纪律和外事礼仪，注意仪表仪容，着装整洁利落。参加会见、受聘或签字仪式等正式场合应着正装；会见会谈中应关闭手机，且避免其他干扰。

        第九条 外事接待过程中，应注意搜集和保存相关资料、工作照片或视频等。接待任务完成1周内，接待单位须向国际处提交工作总结，包括文字材料、工作照片或视频等。

第十条  外事活动的新闻报道应严格执行学校的有关规定。外宾来访期间的新闻报道应征询参与会见的学校相关领导的意见之后方可发布。

第十一条 外事接待过程中应严格遵守相关保密规定，不得泄密。接待单位负责人应当明确本部门的保密内容，对参加接待人员做好保密教育，对提供给外宾的给类材料仔细审核，严格把好保密关。

第三章  经费管理

第十二条 国际处应编制外事接待专项经费年度预算，报学校职能部门审批，在核定的预算经费内，用于学校外事接待开支。接待单位应严格控制外事接待费用，严格遵守外事接待开支标准，不得突破。

第十三条  外事接待费用主要包括：住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。外事接待经费原则上不得列支外宾来华国际旅费。

第十四条  外宾住宿应当注重安全舒适，不追求奢华。住宿标准按照国家和上级主管部门的有关规定执行。

第十五条 外宾日常伙食招待应当注意节俭，严格根据伙食费标准选择菜品，提倡采用自助餐等形式。

第十六条 宴请外宾严禁讲排场，不上高档菜肴和酒水，杜绝奢侈浪费。宴请外宾的餐费标准：学校领导出席宴请的宴会，每人每次300元。冷餐、酒会、茶会分别为每人次150元、100元、60元。外宾在华期间，宴请不得超过2次。

第十七条 宴请应当根据礼宾要求和工作需要，从严掌控陪餐人员。宴请陪同根据如下标准安排：外宾5人（含）以内的，中方人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中方人数原则上在1:2以内安排。

第十八条 外宾用车除少数重要外宾乘坐小轿车外，其他外宾可根据具体人数安排小轿车、中巴车或大巴车。在符合礼仪的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车辆。

第十九条 对外赠礼应当节约从简，尽量选择具有中国特色或我校标志的纪念品、传统手工艺品和实用物品，朴素大方，不求奢华。

第二十条 赠礼对象仅为外方团长，必要时可包括主要陪同人员，原则上由接待方赠礼1次。对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准。一般情况下，每人次礼品不得超过200元；其他人员，可以视情况赠送小纪念品。

     第二十一条 违反本办法规定，有下列行为之一的，按照国家、上级主管部门和学校的有关规定，责令整改，追回资金，并追究有关人员责任：

（一）擅自提高接待开支标准的；

（二）擅自扩大外宾接待开支范围，或报销与接待无关的费用的；

（三）虚报或使用虚假发票报销接待费用的；

（四）其他违反本办法的行为。

第四章  附则

第二十二条  港澳台地区来宾接待事宜参照本办法执行。

    第二十三条 本办法自发布之日起执行。执行过程若与上级文件的相关条款相抵触,以上级文件为准。

第二十四条  本办法由国际交流处负责解释。

附件：江苏第二师范学院外事接待申报单

江苏第二师范学院外事接待申报单

申请院部                联系人：             联系电话：              

填表日期：       年    月    日

如对方为非英语国家，请尽量在本国语言外加填英语姓名和名称。

主请：指由我校邀请来访的。

主访：指对方要求来访且我校是其来访主要目的地的。

顺访：指访问我国期间顺便来我校访问的。